Zamanı değil, Belge Yönetiminizi Ehlileştirin.

Ofisinizde ideal çalışma zamanı olarak ne kadar zamana ihtiyacınız var? İhtiyacınız olandan daha fazla zaman kaybetmeyin. Bir çoğu zaman o kadar darmadağın olabilir ki, belik debu nedenle işten hemen çıkıp o ortamdan kurtulmakta istiyor olabilirsiniz.

Verimli bir organizasyon akla geldiğinde ise geldiğinde ise temiz ve düzenli bir iş ortamı özleniyor. Ancak gerçek amacımız temiz görünümden ziyade kısa sürede yapılması gereken bir çok işin çok daha fazlasının yapılmasıdır. İşte bunun için, iş yapma anındaki ihtiyaçlarınıza uygun bir organizasyon tarzı gerekir.

Kötü bilgi yönetimi, zaman karınızı tüketir ve kişiler arasında iş uyum eylemleri ve hatta yasal sorumluluklarda işletmede sorunlar çıkarabilir. Eğer bulacaksınız adım adım talimatları ile ses kayıt yönetimi stratejisi geliştirin.

Ehlileştirilmesi Kağıt Canavarını yöneterek: Belge Yönetimi, iş uyum ve dosya güvenliğini sağlayın. Eğer iş yerinde organize yardımcı olmak için bu stratejileri uygulamak:

Masanızı nasıl organize edebilirsin? Düşünün.

Ofisinizde masanızda etrafında akan tüm işler. Hayır, masanız tertemiz ve pırıl pırıl olması gerekmez, ancak masaüstü yığılan kağıtlarla dolu bir çöp sepeti de olmamalıdır.
Raporlar, notlar, dergi ve kağıt yığınları hiç de iyi değildirler. Çevrenizde çoğu zaman dağınık iş insanlarının, bir veya iki dakika içinde ihtiyacı olan her şeyi bulduğunu ve o yığınlar arasında onları nasıl yönettiğine tanık olabilirsiniz. Ama, o yığılmayı kurtulsa ve ne gerekliyse sadece ona arasa ve ulaşsa, kelimenin tam anlamıyla,  kendine ilave saat yaratabilir.

Tipik bir örnek: Bir zaman yönetimi uzmanı tüm gün boyunca tek bir yönetici bir saat devam etti. Onun time çalışma yürütme günde sadece şeyler arıyor şaşırtıcı bir iki buçuk saat geçirdim ortaya koymuştur. Yani, kendinize bir kontrol tutmak. Bir darmadağın büro temizleme işi daha olur size daha fazla zaman maliyet başlamak izin vermeyin.

Enerji sömüren ve zamanını harcayan belge yönetiminizi canavarı belge aramayı çabalarınızı ehlileştirin: Neden mi?
• Şirket kuralları ve kayıtları için bir yönetim planı geliştirmek için.
• Şirket resmi yazıları kayıt tutma gereksinimleri için organizasyon listeleme Grafikler uymak zorunluluğu…
• Şirketinizin kayıtları düzenlemek için kaynaklar.
• tutmak ve yürütmek ne kadar iş türüne göre için ne söylüyorum tam bir kayıt tutma programı.

1.Önce temizlik
Büyük bir temizlik için çağırdı. Masanızdan her şeyi kaldırın tüm çekmeceleri boşaltın edilir
2. Sonra bölün
kesinlikle gerek yok her şeyi bölün. Sonra sakladım öğelerin bir listesini yapmak ve siz de o atmak olamaz eğer kendinize bir kez daha soruyorum. Masanızda geri sadece gerekli kağıtları koyun. gerisini Dosya.
3.Günlük kurallar
“Günlük” kuralı uygulayın. Eğer her gün bir şeyi kullanmıyor ve önünüzde saklamayın. Çünkü Masaüstü bir depolama alanı değildir. Çalıştığınız şeylerle ilgili kağıtlar masa üstünde olmalıdır. İşi biten veya beklemeye alınacak adımlarda onların gideceği yer belli olmalıdır.. Bu konuda PBM size master iş akış ve depolama tarzı önerir.
İpucu: Masanızın üzerinde sepet-giden sepeti – en uygun büyüklükte tutun, onların ileride taşma olanağının yok emin olun. İpucu;Kağıt verileri daha az hareket etmelidir.

Her şirket, onlar için çalışan bir kayıt yönetim sistemine ihtiyacı vardır. Ehlileştirilmesi gereken Kağıt Canavarlarınız: Belge Yönetimi, Uyum ve Dosya Güvenlik vb. gibi olabilir. Bunları tekrar düşünerek, kuruluşunuz için doğru bir sistem geliştirmeniz mümkün olacaktır.

PBM ile Öğrenin:
• Hangi kayıtlar süresiz saklamanız gerekir ?
• Hangi belgeler dosyalarda tutmak gerekir ?
• Kişisel iş alanında yaşayabileceği bir şirket kayıt tutma politikası nasıl oluşturabilir?
• Daha fazla dosya depolama alanı (%90) nasıl azaltılabilir?
• Zaman ve paradan ne kadar tasarruf edebilirsin?
•Yeni yüksek teknoloji depolama seçenekleri…

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Back to Top
X