Gelen kutunuzdaki postaya bir kez dokunun.

Yöneticiler bir e-posta geldiğinde, onları nasıl yöneteceğiniz konusunda biriktirmeden hızlı yanıt vermeyi önerir. Peki, her gelen e-posta önemliyse nasıl hepsine hızlı yanıt verilebilir? Tabi ki bazı postaları bir yerlerde tutmak zorunda kalırsınız.

Eğer o e-postaya yanıt vermek için, bilgi toplamak için bir kaç gün de beklemek gerekiyorsa, gelecekte  bu isteğine yanıt vermek için takviminize bir hatırlatıcı koymalısınız.

Genellikle insanlar erteleme yaptıkları ‘Yanıtsız’ e-postaları her hangi bir uyarıcı kullanmadan, sadece akıllarında tutarak veya ekran başına geçip taramalarını yaptıktan sonra tekrar karar verirler. Ancak bu takip yöntemi aksaklıklara neden olabilirken karşının beklediği yanıtların gecikmesine ve ertelenmesine de neden olabilir. Ya da unutulmasına kadar da varabilir. Önemli bir şeye yanıt vermek unutmak, çıkan aksaklığı kurtarmada şansı ortadan kaldırır.

Aksaklığı ortadan kaldırmada “Bir hafta sonra, o postayı bulmak için yarım saat aramaya zaman harcıyor da olabilirsin,” diyor Soner Duray  “Eğer e-posta önemliyse, bunun kararını, sadece bir kez olacak şekilde o an ‘kendi’ yanıtınız verin. ”

Aynı ofiste yazışmayla alınacak sonuçlarda, bir kaç adımla ulaşılabilecek uzaklıktaki iş arkadaşlarıyla yüz yüze iletişim her zaman daha iyidir. Bu sadece iyi fikir değil. Aynı zaman/iş tasarrufu açısından bir meslektaş ya da yöneticiyle diğer sorunlarla karşı karşıya olan ciddi konuşmaya da sahip olursun. Buradaki ipucu; Gecikme sonrası hareket etmektense, sorunu önceden ele almak her zaman en iyisidir.

Bunun ötesinde, Gün boyunca defalarca kez, e-postayı takip etme çabanız, verimliliğinizi sabote edecektir. BU GARANTİ.. Bunu yerine e-postanızı belli zaman aralıklarında kontrol edin.

Soner Duray ,”E-postaya bir kaç dakikada bir ya da rastgele zaman aralıkları olacak şekilde bakmayın. E-postanızı kontrol etmede belirli saat ya da belli zaman bölümlerine göre kontrol edebileceğiniz şekilde kendinizi eğitmek için çalışın. ” diye öneriyor.

Başka bir ipucu? ‘Tüm Yanıtla’ mı? ASLA..

Soner Duray “Organizasyonlar,insanlara bir e-postanın, bir grup insan kopyalanmaması konusunda da eğitmesi gerektir.”  diyor. “Gerçekten bilmeniz gereken, insanları e-posta hapsedin. Netice sadece bu. Büyük miktarda e-postalar iş yükünü artmasına yol açar “Ve kimin bu kadar zamanı olabilir ki? YANIT?

Son olarak, En az bir iki saat ya da günün sonunda eve doğru yola çıkmadan önce bakmak  rahatlamanızı ve işler geri kalmadan  zamanınızı daha verimli kullanmış olursunuz.  Soner Duray “Kendiniz e-posta iki saat üzerinde çalışmanın ötesi için çalışıyor bulmanız, zamanınızda ‘vaha etkisi’ yaratır,” diyor. “Sen 10 de eve geri dönmek zorunda kalabilirsiniz … yaşamındaki insanlar (aile-arkadaş gibi) üzerinde yoğunlaşman gerekirken ve e-posta yanıtlama konumunda kalabilirsin.”  Kendin ve ailen içi bir mola zamanında, evin ve sen bunu hak ediyorsun.

Posted in:

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Back to Top
X