Sizi yavaşlatan e-postaları durduracak 7 strateji

İş verimliliğinde, iletişim ve bilgilerinizi yönetme, klasör yapınız, hatırlatıcılarınız ve e-posta yönetim tarzınızda ki başarılar önemli…

Masa başı çalışan bir profesyonelseniz, sizde zamanınızın (ort. %46 ‘sını) bilgisayarınızı başında e-posta trafiğiyle uğraşıyor olabilirsiniz.

Sürekli e-posta kontrol altında tutma çabası, kişisel iş verimliliğinizi bir parçasını durdurmak için harika bir yoldur

Epostaları kontrol altında tutma çabası, verimliliği durdurmak için harika bir yoldur.

Verimliliğinizi en üst düzeye çıkarmak için size e-postanızı başarılı bir şekilde yönetmenizi öneriyorum.

E-postlar, bir çoğu zaman gelen-giden postalarla birlikte zaman hatırlatmalar ve randevuları da içerir. Kullandığınız mail servisinin  gizli araçları kullanmanız sırasındaki yeteneklerinden ve özelliklerini keşfederek yeni kazançlar elde etmenizden bahsetmiyorum.Bunu zaten kullandığınız e-post servisiniz en havalı şekilde size duyuruyor. Kullandığınız mail programının ilk beş özelliğinin de ustalaşmayanızı öneririm.Bahsetmek istediğim,kullanılan program yetenekleri dışında,onların önermelerinde olmayan konular.

Gelen kutusu kontrol zamanlaması.

Sadece günde 2 kez kez bir saat ,size diğer görevlerinizde konsantre daha uzun süre verir. Bu şekilde gelen kutunuzu daha iyi kontrol altına alırsınız.Tek bir müdahale ile daha verimli zaman kullanırsınız.

Zamanlama paylaşımı.

Tekrar e-posta kontrol etme anlarını planlarken,iletişimdeki kişileri bildirmek için otomatik cevap ayarlayın. Acil bir durum varsa da doğrudan çağrı isteyin.

Sessiz bildirimler.

Bilgisayarınız, akıllı telefon ve masanızın üzerinde herhangi diğer aygıtlarda arasındaki bildirimleri kapatın.

Gelen kutusu 

Mümkün olduğunca çok sayıda haber bültenleri ve uyarıları aboneliğinizi iptal edin.

iş başarısının sırrı “genellikle” doğru insanlarla ağ ya da daha fazla ve ekstra saat harcayarak olmuyor. Kullandığınız mail programının ve  araçların en iyi şekilde bildiğinizle de ilgili. Yalnızca posta ve zamanlama için kullanıyorsanız, en yararlı diğer özelliklerini de kaçırıyorsun.

Filtre kullan.

Her e-posta sistemi anahtar kelimelere göre gelen mesajları sıralamak için bir çok yol vardır. Sen kendine klasörler oluşturarak ve gelen kutunuza yerine filtreler oluşturarak onlara bir yol hazırlayabilirsin.

Hedefli yazı.

Yazma mesajları mümkün olduğunca kısa ve öz kilit noktaları iletişimde karşılılık kolay anlaşılmaya yardımcı olacaktır. Hem sen zaman yazma israfını ve alıcı zaman okuma israfını önler.

Konuşma tercihini kullan.

Eğer bir şey açıklamak veya bir hassas konu ile uğraşmak gerektiğinde e-posta yerine telefonu alıp veya yürüme mesafesi uzaktaysa,konuşmayı deneyin.

PBM iş tasarımı öğretilerimiz sırasında, e-posta kullanma ipuçlarından aşağıda yer alan 7 sini uygularsanız, kısa zaman içinde sizinde verimlilik önemli bir artış mümkün için olacak.

1- Mesajlarınızı ve tartışma konuları kişiye göre değil olaya göre organize edin
2- E-post klasörler ile diğer klasörlerinizi aynı kurgu ve  yapısal gücüyle organize edin
3- Randevu ve toplantılarınızı e-post desteği kullanarak yapın.
4- Renk kodu kullanarak takvimlerinizi oluşturun
5- İleride yapılacak iş ve görevlerin her biri için bir proje planı oluşturun.
6- Kullandığınız mail programında,üst barında kısa yollar düzenleyin.
7- Takvimi etkin kullanıyorsanız,ofis dışında iseniz,ofisi terk etmeden ,mobil cihazla anlık sekronize edin.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Back to Top
X